Innenleben mit Außenwirkung

Den Informationsfluss an die Mitarbeiter – und zwischen ihnen – aktiv zu gestalten, ist eine unter­nehmerische Kernaufgabe. Dabei sind die Führungskräfte ebenso gefragt wie professionell einge­setzte Kommunikationswerkzeuge.

Wenn Abteilungen umgebaut werden, Entlassungen geplant sind oder Vorstandsmitglieder gehen, rumort es meist kräftig in der Organisation. Mitunter erfahren Beschäftigte nur spät und ungenau, wie es um das Unternehmen steht – allein die Gerüchteküche liefert reihenweise Neuigkeiten. Lesen Mitarbeiter gar erst in der Morgenzeitung, dass ihr Betrieb umzieht, weiß man: Hier ist etwas gründlich schief gelaufen.

Gerade bei tiefgreifenden Veränderungen sollte die Information der Beschäftigten an erster Stelle stehen. Die Mitarbeiter im Unklaren zu lassen, was geplant ist und wie es weitergeht, bereitet der Verunsicherung den Boden. Das färbt leicht auch auf den Kontakt zu Kunden und anderen Außenstehenden ab. Stattdessen lohnt es sich, die Beschäftigten von Anfang an mit auf die Reise zu nehmen.

Wissensvorsprung sichern

Durchdachte Kommunikation gibt Mitarbeitern eine Richtung und einen klaren Rahmen. Sie darüber auf dem Laufenden zu halten, was im Unternehmen vor sich geht, ist ein Zeichen der Wertschätzung und dient der Leistungsfähigkeit der Organisation. Nicht nur bei einschneidenden Veränderungen, sondern ebenso im Routinegeschäft. Beispiel Produkteinführung: Wenn ein Unternehmen neue Produkte am Markt vorstellt, gilt in der Praxis oft alle Aufmerksamkeit der Kundenwerbung. Dabei zahlt es sich aus, zunächst die eigenen Beschäftigten einzubinden. Denn nur wer sich auskennt, kann überzeugender Botschafter seines Unternehmens sein. Detaillierte Vorab-Informationen verschaffen Mitarbeitern den Wissensvorsprung für einen kompetenten Außenauftritt. Ein Unterschied, der auch für Kunden deutlich spürbar ist.

Werkzeuge für das Management

Ob Infopaket oder Plakataktion, ob Mitarbeiterzeitschrift oder Live-Veranstaltung: Welche Kanäle und For­mate am besten passen, entscheidet sich im konkreten Fall. Manchmal sind zunächst die Führungs­kräfte die ersten Adressaten von Kommunikationsmaßnahmen. Gerade bei größeren Themen kann es sinnvoll sein, ihnen geeignete Hilfs­mit­tel an die Hand zu geben. So unterstützen Präsentationsmaterialien oder Frage-Antwort-Kataloge sie darin, Fragen der Beschäftigten einheitlich und klar zu beantworten. Damit lässt sich vermeiden, dass widersprüch­liche Botschaften für Verwirrung sorgen und der Flurfunk wilde Spekulationen anheizt.

Kommunikation mit Rückkanal

Zur Mitarbeiterkommunikation gehört nicht allein die Top-Down-Information, sondern ebenso der Dialog. Für den Informationsfluss und die Interaktion zwischen den Ebenen gibt es eine Reihe von Instrumenten – von der klassischen Mitarbeiterbefragung bis zu hierarchieübergreifenden Foren. Auch die Querverbindungen zwischen Abteilungen sollten aktiv gestaltet werden. Aktionen von Kollegen für Kollegen oder stabile Strukturen für den Austausch stärken das interne Zusammenspiel und das Verständnis für Gesamtzusammenhänge.

Realitätsnah statt schöngefärbt

Ein hohes Gut in der internen Kommunikation ist Glaubwürdigkeit. Beschäftigte reagieren sensibel auf oberflächliche Motivationsversuche oder allzu werbliche Aussagen. Wenn Mitarbeitende eine Kluft zwischen schöngefärbter „Betriebspropaganda“ und gelebter Praxis wahrnehmen, unter­gräbt das die Glaubwürdigkeit des Unternehmens und seiner Führungskräfte. Um wirklich identitätsstiftend zu sein, sollte Kommunikation sich daher nicht nur an den Organisationszielen ausrichten, sondern ebenso an der betrieblichen Wirk­lich­keit. Kanäle für Feedback und Mitwirkung animieren die Mitarbeiter, sich einzubringen und sor­gen für inhaltliche Bodenhaftung.

Kommunikation ist Führung

Interne Kommunikation lässt sich nie vollständig delegieren – ob nun an ein eigenes Kommunikationsteam oder eine Agentur. Kommunikationsprofis können unterstützen und der Unternehmenslei­tung wirkungsvolle Instrumente an die Seite geben. Doch eines werden alle Maßnahmen nie ersetzen: Engagierte Führungskräfte, die ihre Verantwortung wahrnehmen und das per­sönliche Gespräch mit den Mitarbeitern pflegen. Mitarbeiterkommunikation ist Kernaufgabe aller Führungskräfte. Bei den ganz großen Themen wie im Arbeitsalltag.

Karin Hirschfeld, Berlin, ist Organisationssoziologin, freie Autorin und mehrjährige freie Mitarbeiterin der peppermint werbung berlin gmbh.